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RDV
Vous souhaitez rejoindre l’Institut de la Parentalité ? Consultez nos offres d’emploi et découvrez les opportunités au sein de notre réseau. Aucune offre ne correspond à votre profil actuellement ? N’hésitez pas à revenir consulter cette page pour découvrir nos prochains recrutements.
La Fédération des Instituts de la Parentalité recherche un(e) Secrétaire Nationale afin d'assurer l'accueil, l'orientation et la coordination administrative des familles accompagnées au sein de son réseau d'Instituts de la Parentalité.
Véritable premier point de contact des familles, vous jouez un rôle essentiel dans l'accueil, l'écoute, l'orientation et l'organisation des parcours. Vous travaillez en lien étroit avec les praticiens, les équipes administratives des différentes entités, ainsi que les équipes support de la Fédération.Ce poste nécessite une excellente qualité relationnelle, une forte capacité d'organisation et une réelle aisance dans la gestion de situations humaines parfois complexes ou émotionnellement chargées.
Dans le cadre du développement de son activité, l'Institut de la Parentalité Professionnel recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) en alternance pour 3 ans.
Accompagné(e) dans votre prise de poste, vous participerez à la gestion administrative et au suivi quotidien de l'activité. Vous interviendrez notamment sur la facturation, le traitement des pièces administratives et comptables ainsi que le suivi des règlements clients.
Missions principales
Facturation et suivi administratif
Établir et suivre la facturation des clients et des praticiens
Vérifier la conformité des informations nécessaires à la facturation
Assurer le classement et l'archivage des documents liés à la facturation
Assurer la gestion administrative d’une formation dans le respect des procédures des indicateurs QUALIOPI
Gestion des notes de frais des formateurs
Réceptionner et contrôler les notes de frais des formateurs
Vérifier la présence et la conformité des justificatifs
Préparer les éléments nécessaires à leur traitement et assurer leur suivi
Gestion des factures fournisseurs
Collecter et centraliser les factures fournisseurs
Vérifier les informations et pièces reçues
Assurer leur traitement administratif, leur classement et leur transmission pour paiement
Effectuer les relances nécessaires auprès des fournisseurs en cas de pièce manquante
Suivi des devis clients
Assurer le suivi des devis en attente de validation
Relancer les clients n'ayant pas encore donné suite à leur proposition
Mettre à jour le statut des devis à la suite des échanges
Transmettre les informations utiles à l'équipe concernée
Suivi des créances clients
Suivre les factures arrivées à échéance
Identifier les règlements en attente
Effectuer les relances clients par téléphone et par e-mail
Assurer la traçabilité des relances effectuées
Signaler les situations nécessitant un suivi particulier
Profil recherché
Vous préparez une formation de niveau Bac dans le domaine de la gestion administrative, de la comptabilité, de la gestion des entreprises ou équivalent.
Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), à l'aise avec les chiffres, méthodique et attentif(ve) aux détails, à l'aise dans les échanges téléphoniques et écrits, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de respecter les échéances, discret(ète) dans le traitement des informations administratives et financières, doté(e) d'un bon relationnel
Compétences attendues
Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Teams, Excel, Word et Outlook
Aisance avec les outils informatiques et logiciels de gestion
Bon niveau d'expression écrite et orale
Capacité à suivre des tableaux de bord et échéanciers
Une première connaissance de la facturation ou de la comptabilité serait appréciée, mais pourra être développée dans le cadre de l'alternance
Qualités personnelles
Rigueur • Organisation • Autonomie • Réactivité • Curiosité • Sens du contact • Esprit d'équipe • Confidentialité
Objectifs de l'alternance
Cette alternance permettra progressivement de développer des compétences en gestion administrative d'un organisme de formation, facturation clients et suivi fournisseurs, gestion et contrôle de pièces comptables, suivi des encaissements et créances, relation clients, formateurs et partenaires, organisation et gestion des priorités
Rémunération
Alternance rémunérée selon le contrat (en % du SMIC)
Durée de l'alternance
3 ans
